Regulacje prawne dotyczące tzw. sygnalistów – wzór Regulaminu wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa.

W dniu 17.12.2021 r. upłynął termin, w którym polski ustawodawca winien implementować do wewnętrznego porządku prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Prace ustawodawcze nad tekstem polskiej ustawy są zaawansowane (projekt z dnia 14 października 2021 r. ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa).
W związku z tym, po wejściu w życie polskiej ustawy wszystkie podmioty prawne
w sektorze publicznym, w tym podmioty będące własnością lub znajdujących się pod kontrolą takich podmiotów będą zobligowane do pilnego wdrożenia odpowiednich przepisów wewnętrznych ustanawiających zasady postępowania i standardy w zakresie kanałów i procedur informowania o nieprawidłowościach oraz w zakresie ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi – które zgodnie z projektem polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa będą musiały przybrać postać „Regulaminu wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa”. Obowiązek wprowadzenia Regulaminu będzie spoczywał przede wszystkim na podmiotach publicznych a więc urzędach gmin, urzędach miejskich, powiatach oraz ich jednostkach organizacyjnych i spółkach (zakładach wod-kan, zakładach gospodarki komunalnej, ośrodkach sportu i rekreacji etc.). W związku z tym - wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniu podmiotów z sektora publicznego, do którego zalicza się szerokie grono klientów naszej Kancelarii - publikujemy wzór podstawowego Regulaminu wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa, który zawiera wszystkie konieczne i minimalne standardy w zakresie funkcjonowania i ochrony sygnalistów, jakie przewiduje Dyrektywa 2019/1937 oraz projekt ustawy.

 

Regulamin wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa

----WZÓR----

 

PRZEPISY OGÓLNE
§ 1

Niniejszy regulamin określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w rozdziale 3 ustawy z dnia ……………. o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

 

§ 2

Definicje użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają:

1. Pracodawca - ……………………………………..,
2. Pracownik – osoba zatrudniona w ………………………,
3. zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy,
4. informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą u Pracodawcy lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
5. działanie następcze – działanie podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń,
6. Komisja - Komisja Zgłoszeń Wewnętrznych,
7. naruszenie prawa - działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
8. Ustawa - ustawa z dnia ……………. o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

 

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§ 2

1. Pracownicy zatrudnieni u Pracodawcy są uprawnieni do składania zgłoszeń wewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenia wewnętrzne składa się do Komisji Zgłoszeń Wewnętrznych powołanej przez Pracodawcę.
3. Procedura określona niniejszym Regulaminem nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych, dotyczy to również zgłoszeń ustnych, telefonicznych lub za pośrednictwem systemów komunikacji głosowej.
4. Procedura określona niniejszym Regulaminem nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach obowiązków pracowniczych podlegających odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie pracy lub dokumentach wewnętrznych Pracodawcy regulujących stosunki pracy.
5. Regulaminu nie stosuje się także w przypadkach wyłączonych z zakresu Ustawy.
6. Zgłoszenia wewnętrzne składa się w formie pisemnej, ustnie, telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek zgłaszającego, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Przy czym ze zgłoszeń innych niż w formie pisemnej Komisja Zgłoszeń Wewnętrznych sporządza pisemną notatkę zawierającą treść zgłoszenia oraz dane osoby zgłaszającej.
7. Komisja przyjmuje zgłoszenia za pośrednictwem każdego ze swoich członków.

 

KOMISJA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§ 3

1. Pracodawca powołuje trzyosobową Komisję Zgłoszeń Wewnętrznych w skład której wchodzą następujący Pracownicy:
   1. ….
   2. …
   3. …..
2. Komisja wykonuje swoje zadania w siedzibie Pracodawcy i w godzinach pracy jej członków.
3. Do zadań Komisji należy:
   1. przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych za pośrednictwem każdego ze swoich członków,
   2. podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej,
   3. potwierdzanie zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie,
   4. podejmowanie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym.
4. Komisja jest upoważniona do następujących działań następczych i stosowania środków w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa:
   1. ocena prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu,
   2. dochodzenie wewnętrzne polegające na wysłuchaniu Pracowników lub innych osób mogących mieć związek ze zgłoszeniem, przy czym uczestnictwo w wysłuchaniu wymaga zgody danego Pracownika lub innej osoby,
   3. postępowanie wyjaśniające polegające na zapoznaniu się z dokumentami mogącymi mieć związek ze zgłoszeniem, w tym z korespondencją elektroniczną prowadzoną za pomocą sprzętu Pracodawcy i informacjami znajdującymi się w pamięci komputerów należących do Pracodawcy, zapisami audio i video stanowiącymi własność Pracodawcy,
   4. zwrócenie się do Pracodawcy o wniesienie oskarżenia do właściwego organu publicznego,
   5. zwrócenie się do Pracodawcy o podjęcie działania w celu odzyskania środków finansowych,
   6. zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń w danej sprawie w związku ze stwierdzeniem, że zarzuty objęte zgłoszeniem zostały ocenione jako nieprawdziwe, zgłoszenie dotyczy okoliczności nieobjętych zakresem niniejszego Regulaminu albo zgłoszone naruszenie miało wyraźnie niewielką wagę i nie wymagało dalszych działań następczych,
   7. przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
5. Jeżeli z oceny zgłoszenia wewnętrznego wynika, że dotyczy ono naruszenia obowiązków pracowniczych Komisja zamyka procedurę przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń w danej sprawie i przekazuje ją Pracodawcy.
6. Z przeprowadzonych działań następczych Komisja sporządza protokół lub notatkę.
7. Komisja działa kolegialnie podejmując decyzje większością głosów, przy czym decyduje ilość głosów oddanych „za”. W sprawach wymagających podjęcia decyzji komisja sporządza protokół z głosowania.
8. Dokumenty sporządzane przez Komisję podpisują wszyscy jej członkowie, przy czym każdy z członków jest uprawniony do wpisania do dokumentu zdania odrębnego.

 

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
§ 4

1. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
2. Komisja, po otrzymaniu zgłoszenia, może w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.
3. Komisja prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
4. Pracodawca jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
5. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
6. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób dokonujących zgłoszeń i osób, których dotyczy zgłoszenie upoważniona jest wyłącznie Komisja oraz Pracodawca w zakresie wskazanym niniejszym Regulaminie i Ustawie.
7. Pracodawca upoważnia pisemnie każdego z członków Komisji do czynności wskazanych w ust. 6.
8. Osoby upoważnione zgodnie z ust. 7 są obowiązane do zachowania tajemnicy.

 

INFORMACJA O TRYBIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
§ 5

1. Zgłoszeniem zewnętrznym jest przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu.
2. Organami, o których mowa w ust. 1 są:
   1. organ centralny - Rzecznik Praw Obywatelskich.
   2. organ publiczny przyjmujący zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów - Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
   3. organy publiczne - organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.
3. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być anonimowe lub umożliwiające identyfikację zgłaszającego.
4. Administratorem danych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym jest organ centralny albo organ publiczny, przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne.
5. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej.
6. Zgłoszenie ustne może być dokonane:
   1. telefonicznie za pomocą nagrywanej infolinii;
   2. na wniosek zgłaszającego – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie organu przyjmującego zgłoszenie w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, liczonych od dnia złożenia wniosku
7. Organ centralny albo organ publiczny przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne potwierdza jego przyjęcie zgłaszającemu na adres do kontaktu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem że zgłaszający podał adres do kontaktu.
8. Organ publiczny podejmuje działania następcze przez:
   1. weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w tym zgłoszeniu;
   2. przekazanie zgłoszenia zewnętrznego do innego organu publicznego właściwego w zakresie naruszenia zawartego w zgłoszeniu zewnętrznym.
9. Organ publiczny może zwrócić się do zgłaszającego o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
10. Organ publiczny przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach – w terminie 6 miesięcy od tego dnia.
11. Informacja zwrotna jest przekazywana na adres do kontaktu, a w przypadku zgłoszeń zewnętrznych składanych w formie dokumentu elektronicznego – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

 

PRZEPISY KOŃCOWE
§ 6

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Ustawy.
2. Regulamin został uzgodniony z zakładową organizacją związkową.
3. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u Pracodawcy.

 

Autor: r.pr. Marcin Hemerling